Sua empresa está preparada para emitir nota fiscal com as novas regras?

A Reforma Tributária não vai mudar apenas a forma de calcular impostos. Ela também exigirá adaptações nos sistemas, nos cadastros e nos processos utilizados diariamente pelas empresas.

Por isso, o empresário precisa imaginar uma situação muito prática: o cliente fez o pedido, a venda foi concluída e a mercadoria está pronta para ser entregue. Porém, no momento de emitir a nota fiscal, o sistema apresenta um erro e o documento não é autorizado.

Nesse momento, o que parecia ser apenas um problema fiscal passa a atingir diretamente a operação e o caixa da empresa.

Quando a nota não é emitida, o dinheiro pode não entrar

Muitos empresários ainda acreditam que qualquer mudança tributária deve ser tratada exclusivamente pelo contador. Mas, quando uma nota fiscal não é emitida corretamente, as consequências atingem toda a empresa.

A entrega pode atrasar, o cliente pode ficar insatisfeito e a cobrança pode não ser realizada no prazo esperado.

Uma falha na emissão da nota pode comprometer o faturamento e provocar um efeito em cadeia no fluxo de caixa.

Por isso, a preparação para as novas exigências não deve acontecer somente quando o problema aparecer.

Uma nota fiscal depende de várias informações

A emissão de uma nota envolve muito mais do que preencher o nome do cliente e o valor da venda.

Por trás do documento existem informações como:

* cadastro dos produtos e serviços;
* classificação fiscal;
* códigos tributários;
* alíquotas;
* dados do cliente;
* natureza da operação;
* configuração do sistema.

Se alguma dessas informações estiver incorreta, incompleta ou desatualizada, a empresa poderá enfrentar falhas, inconsistências e dificuldades na emissão.

Com a implantação da CBS e do IBS, esses cuidados se tornam ainda mais importantes.

Contador, sistema e empresa precisam trabalhar juntos

O empresário não deve esperar o sistema parar para procurar ajuda.

É necessário aproximar o contador, o responsável pela área fiscal, a pessoa que emite as notas e a empresa fornecedora do sistema.

Cada um possui uma parte importante da informação.

O contador conhece a legislação e o enquadramento tributário. O fornecedor conhece a configuração do sistema. O funcionário conhece a rotina da operação.

Quando essas pessoas trabalham isoladamente, o risco de erro aumenta. Quando conversam e testam os processos com antecedência, a empresa se torna mais segura.

Três perguntas que o empresário precisa fazer

O empresário deve conversar com seu contador e com o fornecedor do sistema e fazer três perguntas:

Minha empresa já está sujeita às novas exigências?

O sistema está atualizado para os campos da CBS e do IBS?

Já realizamos testes de emissão com as novas configurações?

Se essas respostas ainda não estiverem claras, é importante agir enquanto existe tempo para corrigir cadastros, ajustar procedimentos e preparar a equipe.

Reforma Tributária também é mudança de processo

A Reforma Tributária não começa apenas quando uma nova alíquota passa a ser cobrada.

Ela começa quando os processos da empresa precisam ser revistos.

O empresário que espera a nota apresentar erro para chamar o contador já está agindo tarde. A contabilidade precisa estar próxima antes da mudança, antes da decisão e antes do problema.

Prevenção, nesse caso, não significa medo. Significa responsabilidade, organização e proteção do caixa da empresa.